Dalam negosiasi formal
seperti negosiasi jua beli barang di sebuah perusahaan, penjual biasanya
menggunakan surat penawaran resmi. Surat penawaran adalah surat yang berisi
tentang penawaran suatu barang atau jasa yang ditujukan kepada perseorangan
atau instansi perusahaan. Surat penawaran resmi bertujuan menawarkan barang
kepada calon pembeli. Selain itu, surat penawaran juga digunakan untuk
menawarkan kerja sama dengan perusahaan atau orang lain. Surat penawaran ini
berbentuk formal dan mencantumkan rincian barang yang ditawarkan secara rinci,
mulai dari harga hingga spesifikasi.
Surat penawaran biasanya
berisi keunggulan dan keuntungan dari perusahaan yang akan menjual barang agar
menarik perusahaan lain untuk memesan dan membeli barang pada perusahaan
tersebut. Faktor terpenting dalam mengirimkan surat penawaran adalah keterampilan
dalam bernegosiasi dari pihak penjual ketika menawarkan barangnya. Surat
penawaran harus idtulis dengan bahasa yang efektif dan menarik minat pembeli
sehingga mempermudah negosiasi ketika menawarkan barang tersebut.
Berikut adalah sebuah contoh surat penawaran!
UD BERKAH MAKMUR
Jalan Tentara Pelajar Nomor 52, Surakarta (0271) 334337
Nomor :
146/PT-BW/I/2020 Surakarta, 20 Januari
2020
Hal : Penawaran Kerja
Sama
Lampiran : 1 Bendel
Yth.
Pimpinan PT Jaya Abadi
Jalan Jeruk Nomor 37
Surakarta
Dengan
hormat,
Berdasarkan
informasi yang kami dapatkan dari situs perusahaan yang saudara pimpin, bersama
ini kami dari UD Berkah Makmur, distributor utama yang bergerak di bidang
distribusi alat-alat jahit bermaksud untuk menjalin kerja sama dengan
perusahaan yang saudara pimpin. Namun, jika ada hal-hal yang belum tercantum di
surat penawaran ini dapat kita komunikasikan lebih lanjut. Kami menunggu
keputusan saudara selambat-lambatnya tujuh hari setelah surat ini saudara terima.
Demikian
penawaran ini kami sampaikan. Atas pertimbangan dan perhatian saudara, kami
sampaikan terima kasih.
Hormat kami,
Manager UD Berkah Makmur
Rosita Reyninda, S.E
Surat penawaran harus
ditulis secara formal. Berikut ini adalah struktur surat penawaran.
1. Kepala Surat (Kop Surat)
Kepala surat merupakan bagian paling atas
dari surat penawaran. Kepala surat terdiri atas logo, nama, alamat, nomor
telepon, serta website atau email lembaga/instansi/organisasi.
Namun, tidak semua lembaga/instansi/organisasi memiliki website atau email.
2. Tempat dan Tanggal Surat
Tempat dan tanggal surat merupakan penjelasan
tentang dimana dan kapan surat penawaran dibuat. Dalam tanggal surat tidak perlu
ditambahkan nama kota apabila sudah dijelaskan dalam kepala surat.
3. Nomor Surat
Nomor surat digunakan untuk mempermudah
perusahaan ketika mengarsipkan sebuah suat. Nomor surat diambilkan dari nomor
verbal surat keluar yang terdapat pada buku catatan surat keluar. Nomor surat
meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, angka bulan, dan tahun.
4. Hal
Hal menyebutkan inti dari isi surat untuk
mempermudah pembaca mengenali isi surat dari awal sebelum memahami lebih jauh.
Dalam surat penawaran, perihat dapat ditulis dengan kata “penawaran”.
5. Lampiran
Lampiran merupakan tambahan pada surat.
Tambahan bisa tentang deskripsi produk dan harga-harga produk yang ditawarkan.
Lapiran menyebutkan jumlah lembaran yang menyertai surat.
6. Penerima Surat
Penerima surat penawaran disebutkan nama
instansi/orang yang dituju dari surat lengkap dengan keterangan jalan dan kota.
Penulisan penerima surat harus lengkap dan jelas.
7. Salam Pembuka
Semua jenis surat harus menggunakan salam
pembuka. Salam pembuka menunjukkan sopan santun dari pengirim surat. Salam
pembuka berisi sapaan kepada pembaca sebagai bentuk etika dalam surat sebelum
menguraikan hal-hal yang akan dijabarkan dalam surat.
8. Isi Surat
Isi surat merupakan inti dari sebuah surat
penawaran. Isi surat terdiri atas bagian pembuka, isi atau maksud surat, dan
penutup. Isi surat merupakan bagian terpenting karena bagian tersebut terdapat
inti dari penawaran yang ingin disampaikan.
9. Salam Penutup
Sama seperti salam pembuka, salam penutup
merupakan sapaan untuk menutup surat penawaran secara hormat.
10.Penanggung Jawab Surat
Penanggung jawab surat menuliskan jabatan,
tanda tangan, dan nama terang yang menandatangani surat penawaran.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar