A.
PENGERTIAN
Surat merupakan sarana komunikasi sebagai penyampaian informasi yang
memiliki unsur sebagai pengirim dan penerima surat. Penulisan surat bertujuan
menyampaikan maksud pengirim surat ke penerima surat atau sebagai bentuk
hubungan kerja antara suatu perusahaan. Berikut adalah fungsi surat secara
umum.
1.
Sebagai sarana komunikasi
2.
Bentuk kerja sama
3.
Media penyimpanan
4.
Alat bukti tertulis
5.
Sebagai pedoman kerja
Jenis surat ada dua, yakni surat resmi dan surat tidak resmi. Penggunaan
surat ini biasanya digunakan oleh pihak yang berbeda. Surat resmi merupakan
surat yang digunakan untuk keperluan yang formal oleh sebuah pihak-pihak
tertentu, seperti perusahaan, instansi pemerintahan, lembaga, dan sekolah. Oleh
sebab itu, surat resmi sering disebut juga dengan surat formal atau surat
dinas. Surat resmi harus ditulis dengan bahasa yang baku, sesuai Ejaan Bahasa
Indonesia (EBI), struktur penulisan yang jelas, perihal yang bersifat resmi,
dan memiliki stampel lembaga.
Surat tidak resmi adalah surat yang digunakan untuk situasi yang tidak
formal, biasanya digunakan oleh
perseorangan untuk urusan yang brsifat pribadi. Surat tidak resmi tidak harus
ditulis sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia yang baik dan benar. Hal
terpenting dalam sebuah surat tidak resmi adalah kesampaian isi atau maksud
dari surat tersebut dengan jelas. Contoh dari surat tidak resmi adalah surat
peribadi kepada teman, saudara, atau keluarga.
B.
STRUKTUR
Surat resmi memiliki beberapa jenis dengan karakteristik yang berbeda.
Namun, struktur atau unsur pembangun antarsurat masih hampir sama, yakni mulai
dari kepala surat hingga penanggung jawab surat. Dalam penulisannya, struktur
ini harus urut, jadi tidak boleh ditulis secara acak. Selain itu, diperlukan
adanya kekonsintenan dalam penulisan surat. Misalnya, apabila berbentuk
paragraf, ditulis berbentuk paragraf, yakni diawali dengan kata di baris
pertama harus menjorok ke dalam. Apabila ditulis dengan rata kiri, ditulis rata
kiri semua. Berikut adalah struktur surat resmi secara umum.
1. Kepala Surat (Kop Surat)
Kepala surat merupakan bagian paling atas dari surat penawaran. Kepala
surat terdiri atas logo, nama, alamat, nomor telepon, serta website atau email lembaga/instansi/organisasi. Namun, tidak semua
lembaga/instansi/organisasi memiliki website
atau email.
Perhatikan
contoh berikut!
SMK Cipta Bangsa Balikpapan
Jalan, Jeruk Blok IX Nomor 19, Balikpapan
Telepon: 33170809, Website:
smkciptabangsabpp.sch.id
2. Tempat dan Tanggal Surat
Tempat dan tanggal surat merupakan penjelasan tentang dimana dan kapan
surat penawaran dibuat. Tanggal surat tidak perlu ditambahkan nama kota apabila
sudah dijelaskan dalam kepala surat. Penulisan nomor dan tanggal surat harus
sejajar. Nomor terletak rata kiri dan tanggal terletak rata kanan.
Perhatikan
contoh berikut!
19 September 2020
Keterangan:
tidak tertulis nama kota karena nama kota “Balikpapan” sudah tertulis di kepala
surat. Apabila di kepala surat tidak tertulis nama kota, berikut adalah contoh
penulisan tempat dan tanggal suratnya!
Malang, 4 Januari 2021
3. Nomor Surat
Nomor surat digunakan untuk mempermudah perusahaan ketika mengarsipkan
sebuah suat. Nomor surat diambilkan dari nomor verbal surat keluar yang
terdapat pada buku catatan surat keluar. Nomor surat meliputi nomor urut
penulisan surat, kode surat, angka bulan, dan tahun. Penulisan nomor dan
tanggal surat harus sejajar. Nomor terletak rata kiri dan tanggal terletak rata
kanan.
Perhatikan
contoh berikut!
|
Nomor : 146/PT-BW/IX/2020 |
19 September 2020 |
4. Hal
Hal menyebutkan inti dari isi surat untuk mempermudah pembaca mengenali isi
surat dari awal sebelum memahami lebih jauh. Contohnya, dalam surat penawaran,
perihal/hal dapat ditulis dengan kata “penawaran”.
Perhatikan
contoh berikut!
Hal :
Penawaran Kerja Sama
5. Lampiran
Lampiran merupakan tambahan pada surat. Tambahan bisa tentang deskripsi
produk dan harga-harga produk yang ditawarkan. Lapiran menyebutkan jumlah
lembaran yang menyertai surat.
Perhatikan
contoh berikut!
Lampiran : Dua Berkas
Keterangan:
tertulis bilangan “dua” bukan angka
“2” karena hanya terdiri atas satu kata. Apabila terdiri dari dua kata
misal “dua belas”, harus ditulis dengan angka “12”. Nah, tertulis “lampiran: dua berkas” karena terdiri
atas satu berkas surat penawaran dan satu berkas pamflet.
6. Penerima Surat
Penerima surat penawaran disebutkan nama instansi/orang yang dituju dari
surat lengkap dengan keterangan jalan dan kota. Penulisan penerima surat harus
lengkap dan jelas.
Perhatikan
contoh berikut!
Yth.
Pimpinan Grapari Telkomsel Cabang
Jalan Ir. Soekarno Nomor 191
Balikpapan
7. Salam Pembuka
Semua jenis surat harus menggunakan salam pembuka. Salam pembuka
menunjukkan sopan santun dari pengirim surat. Salam pembuka berisi sapaan
kepada pembaca sebagai bentuk etika dalam surat sebelum menguraikan hal-hal
yang akan dijabarkan dalam surat. Salam pembuka ditulis agak menjorok seperti
akan memulai sebuah paragraf.
Perhatikan
contoh berikut!
Dengan hormat,
8. Isi Surat
Isi surat merupakan inti dari sebuah surat penawaran. Isi surat terdiri
atas bagian pembuka, isi atau maksud surat, dan penutup. Isi surat merupakan
bagian terpenting karena bagian tersebut terdapat inti berupa maksud dari
pengirim surat.
Perhatikan
contoh berikut!
(*) Surat
Penawaran
Berdasarkan informasi yang kami dapatkan dari situs
perusahaan yang saudara pimpin, bersama ini kami dari UD Berkah Makmur,
distributor utama yang bergerak di bidang distribusi alat-alat jahit bermaksud
untuk menjalin kerja sama dengan perusahaan yang saudara pimpin. Namun, jika
ada hal-hal yang belum tercantum di surat penawaran ini dapat kita
komunikasikan lebih lanjut. Kami menunggu keputusan saudara selambat-lambatnya
tujuh hari setelah surat ini saudara terima.
9. Salam Penutup
Sama seperti salam pembuka, salam penutup merupakan sapaan untuk menutup
surat penawaran secara hormat.
Perhatikan
contoh berikut! Perhatikan contoh berikut!
(*) Surat
Penawaran
Demikian penawaran ini kami sampaikan. Atas pertimbangan
dan perhatian saudara, kami sampaikan terima kasih.
10.Penanggung Jawab Surat
Penanggung jawab surat menuliskan jabatan, tanda tangan, dan nama terang
yang menandatangani surat penawaran.
Perhatikan
contoh berikut!
Hormat kami,
Kepala SMK Cipta Bangsa
Balikpapan
Aryasptr
Arya Saputra, S.Pd., M.Pd.
C.
JENIS-JENIS
Surat resmi memiliki struktur atau unsur pembangun yang hampir sama. Yang
menjadi pembedanya adalah di bagian isi, yakni maksud dari pengirim surat itu
sendiri. Berikut adalah penjelasannya.
1. Surat Lamaran Kerja
Surat lamaran kerja adalah Ditulis oleh seseorang yang ditujukan kepada
seseorang yang akan memberi pekerjaan. Di bagian isi, pelamar harus
mencantumkan identitas pribadi dan kualifikasinya dirinya. Surat lamaran kerja
tidak memiliki kepala surat, nomor surat, dan stempel suatu lembaga, tetapi
tetap termasuk surat resmi/dinas/formal. Hal itu disebabkan oleh surat lamaran
kerja harus ditulis dengan kaidah yang sudah ada. Berikut adalah contoh
penulisan surat lamaran kerja. (perhatikan yang dicetak merah)
(8)
Tempat dan tanggal surat
Surabaya, 17 Juli 2020
(2) Hal atau Perihal
Hal : Lamaran Pekerjaan
(3) Lampiran à lembaran selain surat, misalnya: legalisasi ijazah,
fotokopi KTP, dll.
Lampiran : Dua Berkas
(4) Alamat Surat
Yth. Manajer Personalia PT Sejahtera
Jalan Sukses Nomor 13
Balikpapan
(5) Salam Pembuka
Dengan hormat,
(6) Isi à mencakup identitas diri, tujuan yang diinginkan, dan
kualifikasi pelamar
Setelah membaca iklan Bapak/Ibu yang dimuat di Jawa Pos tanggal 1 Juni 2020, dengan ini saya,
*) Identitas diri
nama :
Astria Dewi Rosita
tempat, tanggal lahir :
Bangkalan, 8 Maret 1996
pendidikan akhir : S1
Administrasi Bisnis
alamat :
Jalan Mawar Nomor 8 Bangkalan
*) Tujuan yang diinginkan pelamar
Mengajukan lamaran sebagai asisten manajer di PT Sejahtera. Sebagai bahan
pertimbangan, dengan ini saya lampirkan.
*)
Kualifikasi pelamar
1. Fotokopi ijazah dan transkip nilai S1
Administrasi Bisnis.
2. Daftar riwayat hidup.
3. Fotokopi KTP.
4. Surat keterangan sehat.
5. Pasfoto ukuran 4x6 (dua lembar).
(7) Paragraf Penutup
Besar harapan saya untuk dapat bekerja pada
perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin. Oleh karena itu, mohon Bapak/Ibu berkenan
mengabulkan permohonan ini. Hal-hal lain yang diperlukan akan saya penuhi
apabila lamaran dinyatakan diterima. Atas terkabulnya lamaran ini, saya ucapkan
terima kasih.
(8) Penanggung Jawab Surat
Hormat saya,
Astriadr
(Astria Dewi Rosita)
2. Surat Undangan
Surat undangan adalah surat yang berisi
pemberitahuan agar penerima surat menghadiri suatu pertemuan atau kegiatan. Di
dalam surat undangan, pengirim harus menjelaskan nama kegiatan, waktu, dan
tempat kegiatan. Berikut adalah contoh surat undangan.
logo SMA
Sejahtera Malang
sekolah Jalan Siliwangi II Nomor 45, Kecamatan Lowokwaru,
Kota Malang
wajib Telepon:
(031) 3012056, website: smasejahteramalang@sch.id
Nomor :
146/PT-BW/I/2021 13 Januari 2021
Hal : Undangan Rapat
Lampiran : Satu Berkas
Yth.
Bapak dan Ibu Guru
SMA Sejahtera
Malang
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan diselenggarakannya
Ujian Praktik dan Ujian Sekolah bagi Siswa Kelas XII, kami mengharapkan
kehadiran Bapak dan Ibu guru pada,
hari : Senin
tanggal : 18 Januari 2021
pukul : 08.00—11.00 WIB atau 08.00 s.d. 11.00 WIB
acara :
Rapat Koordinasi Persiapan Ujian Kelas XII
Demikian surat undangan ini kami sampaikan.
Atas perhatian Bapak dan Ibu, kami sampaikan terima kasih.
Kepala SMA Sejahtera Malang
Rdwhd
Ridwan Hamidun, S.Pd.
3. Surat Niaga
Surat niaga merupakan surat yang dibuat atau
ditulis untuk kepentingan bisnis atau perdagangan. Surat niaga ini biasanya
ditulis oleh perusahaan atau pun badan-badan usaha dalam rangka menjalankan
usahanya. Pada umumnya, surat niaga memiliki beberapa jenis, yakni surat
penawaran, surat permintaan, surat perjanjian, surat pesanan. Berikut adalah
salah satu contoh surat niaga berjenis “penawaran”.
logo UD BERKAH MAKMUR
instansi 
Jalan Tentara Pelajar Nomor 52, Surakarta (0271) 334337
Nomor :
146/PT-BW/I/2020 Surakarta, 20
Januari 2020
Hal : Penawaran Kerja
Sama
Lampiran : 1 Bendel
Yth.
Pimpinan PT Jaya Abadi
Jalan Jeruk Nomor 37
Surakarta
Dengan
hormat,
Berdasarkan
informasi yang kami dapatkan dari situs perusahaan yang saudara pimpin, bersama
ini kami dari UD Berkah Makmur, distributor utama yang bergerak di bidang
distribusi alat-alat jahit bermaksud untuk menjalin kerja sama dengan
perusahaan yang saudara pimpin. Namun, jika ada hal-hal yang belum tercantum di
surat penawaran ini dapat kita komunikasikan lebih lanjut. Kami menunggu
keputusan saudara selambat-lambatnya tujuh hari setelah surat ini saudara
terima.
Demikian
penawaran ini kami sampaikan. Atas pertimbangan dan perhatian saudara, kami
sampaikan terima kasih.
Hormat kami,
Manager UD Berkah Makmur
Rosita Reyninda, S.E
CATATAN:
Bagian yang bercetak merah “PT” merupakan
kepanjangan dari perseroan terbatas. Dalam EBI, penulisan yang tepat adalah
tanpa menggunakan tanda baca titik (.) untuk mengakhiri singkatan PT bukan PT. Contoh lain yang sering ditemui adalah SMK
yang berarti Sekolah Menengah Kejuruan. Singkatan “PT” sama halnya dengan “SMK”
yang seharusnya ditulis tanpa diakhiri dengan tanda
baca titik (.).
4. Surat Permohonan
Surat permohonan adalah surat yang ditulis
guna memohon suatu hal tertentu kepada pihak lain. Dalam pembuatan surat
permohonan, penulis tentu memiliki maksud tertentu. Oleh sebab itu, surat
permohonan ditulis secara formal berdasar kaidah yang ada. Beberapa jenis surat
permohonan yang sering digunakan adalah rekomendasi, permohonan izin, magang,
bantuan, dan dana. Surat permohonan yang ditulis atas nama pribadi tidak perlu
mencantumkan kepala dan nomor surat karena kop, nomor, dan stempel hanya
dimiliki oleh sebuah instansi atau lembaga. Berikut adalah salah satu contoh
surat permohonan berjenis “permohonan izin”.
Sidoarjo, 13 Januari 2021
Hal : Permohonan Izin Cuti
Yth.
Kepala Personalia PT Makmur Sejahtera
Sidoarjo
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini.(1)
Nama : Ayra Romantami
Tempat,
Tanggal Lahir : Blitar, 18 Juli
1999
Alamat :
Jalan Belimbing V Nomor 12, Sidoarjo
Jabatan : Staff Administrasi
Dengan ini, saya mengajukan permohonan cuti
menikah mulai tanggal 18—28 Januari 2020.
Demikian surat permohonan cuti ini, saya
ajukan sebagai bahan pertimbangan Bapak(2).
Hormat saya,
Ayrarmt
Ayra Romantami
(*) CATATAN:
(1) Perhatikan yang dicetak merah “tanda
baca titik (.)” dan “haruf pertama di bagian
identitas”. Dalam surat di atas, huruf pertama di bagian identitas
ditulis dengan huruf kapital karena kalimat sebelumnya atau di atasnya sudah diakhiri dengan tanda baca final atau titik (.)
sehingga memulai kalimat baru yang di awali dengan huruf kapital. Silakan lihat
perbedaan penulisan identitas dengan contoh surat lamaran pekerjaan. Di
dalam surat lamaran tersebut, huruf pertama di bagian identitas tidak ditulis dengan
huruf kapital karena kalimat sebelumnya atau di atasnya belum bertanda baca final atau titik (.), melainkan tanda baca koma (,)
yang berarti kalimat tersebut masih belum selesia. Dengan kata lain, mereka
masih dalam satu kalimat.
(2) Perhatikan yang dicetak merah “Bapak”. Apabila kalian sudah mengetahui jenis
kelamin pimpinan tersebut, kalian langsung menulis dengan “Bapak” atau “Ibu”. Apabila
belum mengetahui (seperti ketika melamar kerja), kalian bisa menulis dengan “saudara” atau “Bapak/Ibu”.
5. Surat Keputusan
Surat keputusan merupakan sebuah surat atau ketetapan yang dibuat oleh
suatu lembaga dengan berdasar peraturan perundang-undangan yang mengatur. Surat
keputusan bersifat konkret, individual, dan final. Oleh sebab itu, proses
pembuatannya langsung ditujukan kepada pihak yang dimaksud dan tidak disebarkan
secara umum. Berikut adalah salah satu contoh surat keputusan berkaitan dengan
kenaikan jabatan di suatu perusahaan.
logo UD
BERKAH MAKMUR
instansi Jalan Tentara Pelajar Nomor 52, Surakarta (0271) 334337
|
Nomor
: SK.003-137/BM-SHR/2021 Hal
: Kenaikan Jabatan |
13 Januari 2021 |
Lampiran : Satu Berkas
Yth.
Sdr. Alfareza Fahrudin
di Surakarta
Dengan hormat,
Berdasar penilaian serta prestasi kerja Saudara
sejak awal bekerja sampai akhir waktu kerja yang ditentukan. Dengan ini,
perusahaan berpedoman pada peraturan dan ketentuan perusahaan yang berlaku
memutuskan bahwa:
memberikan
kenaikan jabatan kepada Saudara Alfareza Fahrudin yang sebelumnya sebagai Staf Keuangan
menjadi Kepala Bagian Keuangan
Dalam hal penetapan golongan dan kepangkatan
serta ketentuan dalam hal pemberian gaji dan tunjangan kepada Saudara
ditetapkan sebagai berikut.
Nama : Alfareza Fahrudin
NIP : 0800980878
Tanggal Mulai Bekerja : 19
Juli 2018
Bagian : Keuangan
Gaji per Bulan :
Rp4.850.000,00
Hak dan kewajiban Saudara lainnya diatur dan ditetapkan
dalam peraturan perusahaan sehingga berhak untuk ditaati dengan sebaik-baiknya
dan penuh tanggung jawab.
Demikian surat keputusan kenaikan jabatan ini
dibuat untuk diketahui dan dipergunakan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di Surakarta
Tanggal: 13 Januari 2021
Mengetahui,
HRD UD Makmur Berkah
Prayoga
Prayoga Sentosa Abadi
CATATAN:
Perhatikan bagian yang bercetak merah yakni tentang penulisan nominal uang
yang tepat adalah “Rp4.850.000,00” bukan “Rp.
4.850.000,-“
Tidak ada komentar:
Posting Komentar